Suivi administratif et financier en cours de formation

Suivi des présences

Toutes les séances de formations font l'objet d'une FICHE D’ÉMARGEMENT : fiche groupe ou individuelle selon le cahier des charges du financeur (Cf. enregistrement N°152) (Cf. enregistrement N°153).

Ces fiches sont préparées dans les secteurs d'activité sous la responsabilité du RF ou du CFC.

Concernant les fiches groupe :

Les formateurs sont chargés de faire signer chaque apprenant présent à leur séance par demi-journée, ils la contresignent.
Une absence ou un retard conséquent ne peut donner lieu à un émargement.
A la fin de chaque séance, les formateurs remettent la feuille d'émargement au secrétariat pédagogique de l'action.

Concernant la fiche individuelle :

L'assistant administratif de l'action remet à chaque stagiaire sa feuille d'émargement individuelle en début de semaine ou de mois. Le stagiaire doit dès lors la présenter à chaque début de séance au formateur qui la contre-signe. En cas de non présentation de la fiche d'émargement, le formateur doit la réclamer au stagiaire.

En fin de période (hebdomadaire ou mensuelle), le stagiaire la restitue à l'assistant administratif de l'action.

Dès réception des émargements individuels ou groupes :

• contrôle des émargements : vérification de la conformité et de la lisibilité de la signature stagiaire
• élaboration des états de présence à partir des feuilles d'émargement individuelles et/ou collectives, et de justificatifs d’absence, sous contrôle du RF ou du DDFPT.
• Saisie des envois des heures de présence pour rémunération :
  • aux financeurs et/ou employeurs ainsi qu'aux organismes de rémunération.
  • avec attestation de présence (mensuelle, trimestrielle).

La feuille de présence constitue avant tout la preuve juridique de la réalité de l'action de formation. Il s'agit d'une obligation légale prévue par le code du travail qui s'applique à tous les dispensateurs de formation.

En cas de non conformité des signatures, de faux et d'usage de faux, il est prévu dans le cadre du code pénal articles 441-1 et suivants, des sanctions pénales pouvant aller de 3 ans d'emprisonnement et de 45000 € d'amende.

Aussi, chaque acteur concerné doit appliquer avec rigueur ses obligations et faire part de la moindre difficulté aux RF et CFC.

Réunions pédagogiques

Chaque réunion pédagogique d'action ou de dispositif fait l'objet d'un compte-rendu écrit (Cf. maquette possible à utiliser dans DOC. Greta / dossier direction / compte-rendu de réunion ou ICI sur l'intranet) : points abordées, actions à mener (et à suivre).
Les compte-rendu sont disponibles auprès des RF ou CFC, dans les dossiers Actions, mais aussi sur DOC. Greta.

Stage en entreprise

• Mobilisation de notre réseau entreprise
• Négociation planification, objectifs - engagement tripartite (greta, stagiaire, entreprise)
• Élaboration de convention de stage en entreprise,
• Préparation des feuilles d'émargement pour la période en entreprise.
• Saisie dans Progré des heures prévues et réalisées en entreprise.
• Suivi de l'alternance

Élaboration des documents pédagogiques nécessaires à la formation

• Attestation d'entrée en formation.
• Attestation de fin de formation.
• Attestation de compétences et/ou de capacités attestées par l'équipe pédagogique.
• Bilan pédagogique selon le modèle du financeur.
• Saisie et envoi des bilans de formation.

Information et inscription aux examens

Pour les diplômes du Ministère de l'Education Nationale :

Faites par le RF conformément à la circulaire transmise par le rectorat pour chacun des diplômes

Pour les titres professionnels du Ministère du travail :

La création dune session et les inscriptions des candidats se font à partir du logiciel CERES, sous couvert du responsable de session. L'ensemble des activités à mener est répertorié dans une checklist, communiquée par la DIRECCTE.

Face à face pédagogique

Positionnement :

Par rapport à un objectif de formation, la démarche  permet de mesurer les écarts entre les compétences attendues/ objectifs à atteindre et celles du stagiaire. Cette démarche  doit être conçue pour effectuer cette mesure. Le choix du positionnement (ou son élaboration) et La mise en oeuvre du positionnement et son compte rendu  sont donc importantes: de là découlera la progression pédagogique à mettre en place, le stagiaire doit à la fois prendre conscience des points à travailler mais aussi de ses points forts à valoriser.

La démarche de positionnement se déploie en fonction des dispositifs de formation et des matières concernée/ compétences à évaluer : les différentes modalités de positionnement  se font sous la responsabilité du formateur-trice, de son choix de départ, de sa construction, à sa mise à jour et à sa mise en oeuvre. Les formateurs construisent leurs propres démarches et outils. Des positionnements sont aussi construits en lien avec le corps d'inspection, en lien avec les filières académiques. Certains positionnements sont accessibles dans des plateformes. Notre laboratoire pédagogique en produit également (ex: la compétence Clé" Apprendre à apprendre" )

Le déroulement de la formation se met en place et il est tracé au travers de l' enregistrement de la progression pédagogique, conduite et évaluée,  effectué par l'équipe pédagogique ( une aide au suivi = enregistrement 183 : tableau de bord )

Les Suivis des parcours

Le suivi du stagiaire tout au long de son parcours : la mise en oeuvre de notre accompagnement.

Le RF et le formateur référent mettent en place le suivi nécessaire pour gérer les parcours, prévenir des abandons, mobilisent leur réseau (prescripteurs et autres partenaires) pour lever tous les freins: entretien coaching pour rester à l'écoute et prendre la mesure des situations , adaptation du planning le cas échéant, la mise en relation avec les partenaires suivant les besoins (santé, logement, mobilité, droits...)

Les évaluations intermédiaires, finales, attestation de capacités et/ou CCF sont assurées par l'équipe pédagogique sous la responsabilité du RF.