Suivi administratif et financier en cours de formation

Suivi des présences

Toutes les séances de formations font l'objet d'une FICHE D’ÉMARGEMENT : fiche groupe ou individuelle selon le cahier des charges du financeur (Cf. enregistrement N°152) (Cf. enregistrement N°153).

Ces fiches sont préparées dans les secteurs d'activité sous la responsabilité du RF ou du CFC.

Concernant les fiches groupe :

Les formateurs sont chargés de faire signer chaque apprenant présent à leur séance par demi-journée, ils la contresignent.
Une absence ou un retard conséquent ne peut donner lieu à un émargement.
A la fin de chaque séance, les formateurs remettent la feuille d'émargement au secrétariat pédagogique de l'action.

Concernant la fiche individuelle :

L'assistant administratif de l'action remet à chaque stagiaire sa feuille d'émargement individuelle en début de semaine ou de mois. Le stagiaire doit dès lors la présenter à chaque début de séance au formateur qui la contre-signe. En cas de non présentation de la fiche d'émargement, le formateur doit la réclamer au stagiaire.

En fin de période (hebdomadaire ou mensuelle), le stagiaire la restitue à l'assistant administratif de l'action.

Dès réception des émargements individuels ou groupes :

• contrôle des émargements : vérification de la conformité et de la lisibilité de la signature stagiaire
• élaboration des états de présence à partir des feuilles d'émargement individuelles et/ou collectives, et de justificatifs d’absence, sous contrôle du RF ou du DDFPT.
• Saisie des envois des heures de présence pour rémunération :
  • aux financeurs et/ou employeurs ainsi qu'aux organismes de rémunération.
  • avec attestation de présence (mensuelle, trimestrielle).

La feuille de présence constitue avant tout la preuve juridique de la réalité de l'action de formation. Il s'agit d'une obligation légale prévue par le code du travail qui s'applique à tous les dispensateurs de formation.

En cas de non conformité des signatures, de faux et d'usage de faux, il est prévu dans le cadre du code pénal articles 441-1 et suivants, des sanctions pénales pouvant aller de 3 ans d'emprisonnement et de 45000 € d'amende.

Aussi, chaque acteur concerné doit appliquer avec rigueur ses obligations et faire part de la moindre difficulté aux RF et CFC.

Réunions pédagogiques

Chaque réunion pédagogique d'action ou de dispositif fait l'objet d'un compte-rendu écrit (Cf. maquette possible à utiliser dans DOC. Greta / dossier direction / compte-rendu de réunion ou ICI sur l'intranet) : points abordées, actions à mener (et à suivre).
Les compte-rendu sont disponibles auprès des RF ou CFC, dans les dossiers Actions, mais aussi sur DOC. Greta.

Stage en entreprise

• Élaboration de convention de stage en entreprise.
• Préparation des feuilles d'émargement pour la période en entreprise.
• Saisie dans Progré des heures prévues et réalisées en entreprise.

Élaboration des documents pédagogiques nécessaires à la formation

• Attestation de fin de formation.
• Attestation de compétences et/ou de capacités attestées par l'équipe pédagogique.
• Fiche de sortie du stagiaire en fonction du cahier des charges du financeur.
• Saisie et envoie des bilans de formation.

Inscription aux examens

Pour les diplômes du Ministère de l'Education nationale :

Elle est faite par le RF conformément à la circulaire transmise par le rectorat pour chacun des diplômes. (lien)

Pour les titres professionnels du Ministère du travail :

La création dune session et les inscriptions des candidats se font à partir du logiciel CERES, sous couvert du responsable de session (cf. checklist).

Face à face pédagogique

Positionnement, déroulement de la formation et enregistrement de la progression pédagogique sont effectués par l'équipe pédagogique sur l'enregistrement 183 : tableau de bord

Suivi pédagogique

Les évaluations intermédiaires, finales, attestation de capacités et/ou CCF sont assurées par l'équipe pédagogique sous la responsabilité du RF.