Suivi administratif et financier en cours de formation

Pour les actions financées par le Conseil Régional Auvergne

Les exigences à respecter pour le suivi (déroulement) de l'action sont précisées dans ce document : guide de mise en place des actions CRA.

Le déroulement de ces actions est noté et suivi à l'aide l'enregistrement suivi du cahier des charges région et validé par le CFC du secteur et l'animatrice qualité. Celle-ci le consigne dans le répertoire "indicateur de suivi".

Dans tous les autres cas

Suivi des présences

Toutes les séances de formations font l'objet d'une FICHE D’ÉMARGEMENT : fiche groupe ou individuelle selon le cahier des charges du financeur (Cf. enregistrement N°152) (Cf. enregistrement N°153).

Ces fiches sont préparées dans les secteurs d'activité sous la responsabilité du RF ou du CFC.

Concernant les fiches groupe :

Les formateurs sont chargés de faire signer chaque apprenant présent à leur séance par demi-journée, ils la contresignent et vérifient la présence du numéro de séquence de planning ainsi que le libellé "matière".
Une absence ou un retard conséquent ne peut donner lieu à un émargement.
A la fin de chaque séance, les formateurs remettent la feuille d'émargement au secrétariat pédagogique de l'action.

Concernant la fiche individuelle :

L'assistant administratif de l'action remet à chaque stagiaire sa feuille d'émargement individuelle en début de semaine ou de mois. Il en est responsable et doit dès lors la présenter à chaque début de séance au formateur qui la contre-signe.

En fin de période (hebdomadaire ou mensuelle), le stagiaire la restitue à l'assistant administratif de l'action.

Dès réception des émargements individuels ou groupes :

• contrôle des émargements et élaboration des états de présence à partir des feuilles d'émargement individuelles et/ou collectives, et de justificatifs d’absence par les RF et CW.
• Saisie des envois des heures de présence pour rémunération :
  • aux financeurs et/ou employeurs ainsi qu'aux organismes de rémunération.
  • avec attestation de présence (mensuelle, trimestrielle).

La feuille de présence constitue avant tout la preuve juridique de la réalité de l'action de formation. Il s'agit d'une obligation légale prévue par le code du travail qui s'applique à tous les dispensateurs de formation.

En cas de non conformité des signatures, de faux et d'usage de faux, il est prévu dans le cadre du code pénal articles 441-1 et suivants des sanctions pénales en matière de faux et d'usage de faux pouvant aller de 3 ans d'emprisonnement et de 45000 € d'amende.

Cette fiche étant une pièce comptable, une certaine vigilance doit être apportée, à savoir :
s'assurer que chaque stagiaire a bien émargé,
veiller à la propreté et lisibilité du document.

Réunions pédagogiques

Chaque réunion pédagogique d'action ou de dispositif fait l'objet d'un compte-rendu écrit (Cf. maquette possible à utiliser dans DOC. Greta / dossier direction / compte-rendu de réunion ou ICI sur l'intranet) : points abordées, actions à mener (et à suivre).
Les compte-rendu sont disponibles auprès des RF ou CFC, dans les dossiers Actions, mais aussi sur DOC. Greta.

Stage en entreprise

• Élaboration de convention de stage en entreprise.
• Préparation des feuilles d'émargement pour la période en entreprise.
• Saisie dans STAGE des heures prévues et réalisées en entreprise.

Élaboration des documents pédagogiques nécessaires à la formation

• Attestation de fin de formation et envoi au chef d'établissement support pour signature ?
• Attestation de compétences et/ou de capacités attestées par l'équipe pédagogique.
• Fiche de sortie du stagiaire en fonction du cahier des charges du financeur.
• Saisie et envoie des bilans de formation.

Inscription aux examens

Elle est faite par le RF

Face à face pédagogique

Positionnement, déroulement de la formation et enregistrement de la progression pédagogique sont effectuée par l'équipe pédagogique sur l'enregistrement 183 : tableau de bord

Suivi pédagogique

Les évaluations intermédiaires, finales, attestation de capacités et/ou CCF sont assurées par l'équipe pédagogique sous la responsabilité du RF.