Suivi administratif et financier en cours de formation

Suivi des présences

Toutes les séances de formations font l'objet d'une FICHE D’ÉMARGEMENT : fiche groupe ou individuelle selon le cahier des charges du financeur (Cf. enregistrement N°152) (Cf. enregistrement N°153).

Ces fiches sont préparées dans les secteurs d'activité sous la responsabilité du RF ou du CFC.

Concernant les fiches groupe :

Les formateurs sont chargés de faire signer chaque apprenant présent à leur séance par demi-journée, ils la contresignent.
Une absence ou un retard conséquent ne peut donner lieu à un émargement.
A la fin de chaque séance, les formateurs remettent la feuille d'émargement au secrétariat pédagogique de l'action.

Concernant la fiche individuelle :

L'assistant administratif de l'action remet à chaque stagiaire sa feuille d'émargement individuelle en début de semaine ou de mois. Le stagiaire doit dès lors la présenter à chaque début de séance au formateur qui la contre-signe. En cas de non présentation de la fiche d'émargement, le formateur doit la réclamer au stagiaire.

En fin de période (hebdomadaire ou mensuelle), le stagiaire la restitue à l'assistant administratif de l'action.

Dès réception des émargements individuels ou groupes :

• contrôle des émargements : vérification de la conformité et de la lisibilité de la signature stagiaire
• élaboration des états de présence à partir des feuilles d'émargement individuelles et/ou collectives, et de justificatifs d’absence, sous contrôle du RF ou du DDFPT.
• Saisie des envois des heures de présence pour rémunération :
  • aux financeurs et/ou employeurs ainsi qu'aux organismes de rémunération.
  • avec attestation de présence (mensuelle, trimestrielle).

La feuille de présence constitue avant tout la preuve juridique de la réalité de l'action de formation. Il s'agit d'une obligation légale prévue par le code du travail qui s'applique à tous les dispensateurs de formation.

En cas de non conformité des signatures, de faux et d'usage de faux, il est prévu dans le cadre du code pénal articles 441-1 et suivants, des sanctions pénales pouvant aller de 3 ans d'emprisonnement et de 45000 € d'amende.

Aussi, chaque acteur concerné doit appliquer avec rigueur ses obligations et faire part de la moindre difficulté aux RF et CFC.

Réunions pédagogiques

Chaque réunion pédagogique d'action ou de dispositif fait l'objet d'un compte-rendu écrit (Cf. maquette possible à utiliser dans DOC. Greta / dossier direction / compte-rendu de réunion ou ICI sur l'intranet) : points abordées, actions à mener (et à suivre).
Les compte-rendu sont disponibles auprès des RF ou CFC, dans les dossiers Actions.

Stage en entreprise

• Mobilisation de notre réseau entreprise
• Négociation planification, objectifs - engagement tripartite (greta, stagiaire, entreprise)
• Élaboration de convention de stage en entreprise,
• Préparation des feuilles d'émargement pour la période en entreprise.
• Saisie dans Progré des heures prévues et réalisées en entreprise.
• Suivi de l'alternance

Élaboration des documents pédagogiques nécessaires à la formation

• Attestation d'entrée en formation.
• Attestation de fin de formation.
• Attestation de compétences et/ou de capacités attestées par l'équipe pédagogique.
• Bilan pédagogique selon le modèle du financeur.
• Saisie et envoi des bilans de formation.

Information et inscription aux examens

Pour les diplômes du Ministère de l'Education Nationale :

Les inscriptions sont faites par le RF ou le DDFPT conformément à la circulaire transmise par le rectorat pour chacun des diplômes.

Pour les titres professionnels du Ministère du travail :

La création dune session et les inscriptions des candidats se font à partir du logiciel CERES, sous couvert du responsable de session. L'ensemble des activités à mener est répertorié dans une checklist, communiquée par la DIRECCTE. Le non respect d'un ou plusieurs engagements peut entrainer la suspension ou le retrait de l'agrément.

Pour les TCF et DILF :

Le Greta du Velay étant centre d'examen, les inscriptions sont effectuées directement par la RF via le logiciel approprié.

Pour le passage du DELF ou DALF :

La liste des candidats est transmise au GIP Auvergne, qui assure ensuite l'inscription auprès de l'Université d'Auvergne.

Face à face pédagogique

Positionnement :

Par rapport à un objectif de formation, la démarche permet de mesurer les écarts entre les compétences attendues/ les objectifs à atteindre et les compétences du stagiaire. Le choix du positionnement (ou son élaboration), sa mise en oeuvre et son compte-rendu sont donc importants. En effet, de là, découlera la progression pédagogique à mettre en place, parallèlement, le stagiaire prendra à la fois conscience des points à travailler mais aussi de ses points forts à valoriser.

La démarche de positionnement se déploie en fonction des dispositifs de formation et des matières concernées et/ou compétences à évaluer. Les différentes modalités de positionnement se font sous la responsabilité du (de la) formateur(trice) : de son choix de départ à sa mise en oeuvre, en passant par sa construction et sa mise à jour. Les formateurs construisent donc leurs propres démarches et outils.

Des positionnements sont aussi construits avec le corps d'inspection en lien avec les filières académiques. Certains positionnements sont accessibles dans des plateformes. Notre laboratoire pédagogique en réalise également (ex. : positionnement pour la compétence clé "apprendre à apprendre").

Le déroulement de la formation se met en place et est tracé au travers de l' enregistrement de la progression pédagogique, conduite et évaluée,  effectuée par l'équipe pédagogique (une aide au suivi = enregistrement 183 : tableau de bord )

Les différentes équipes s'approprient et améliorent au fil du temps les "tableaux croisés contenus/ certification" élaborés pour chaque secteur. Ces derniers permettent au responsable de formation, garant du bon déroulement du parcours, de veiller à la conformité des contenus avec le référentiel de certification et de s'assurer que les objectifs seront respectés.

Les Suivis des parcours

Le suivi du stagiaire tout au long de son parcours : la mise en oeuvre de notre accompagnement.

Le RF et le formateur référent mettent en place le suivi nécessaire pour gérer les parcours, prévenir des abandons. Ils sont à la disposition des stagiaires pour des entretiens individuels / des séances de coaching et ce afin de :

• lever les freins identifiés
• et/ou les accompagner pour un projet futur.

Ils mobilisent leur réseau, prescripteurs et autres partenaires compétents (santé, logement, mobilité, droits...), pour assurer cet accompagnement.

Les évaluations intermédiaires, finales, attestation de capacités et/ou CCF sont assurées par l'équipe pédagogique sous la responsabilité du RF.