Notion d'identification et de codification

• Chaque convention est identifiée par un numéro à 6 caractères.
  • les 2 premiers caractères = année de début de la formation.
  • une lettre qui correspond à un type de financement.
  • le caractère (lettre ou chiffre) correspond au secteur d'activité qui a initié la convention.
  • ensuite, numéro d'ordre de 2 chiffres (P.11.2).
• chaque stagiaire est identifié par un numéro à 5 chiffres (pure numérique).
  • le 1er caractère correspond au secteur (p.11.4).
• le client et le financeur sont eux mêmes identifiés par un numéro de 5 caractères ( N° d'ordre).
• le "produit" a aussi une codification numérique (uniquement saisi ou Stage) (année / secteur / N° d'ordre) (p.11.3).
• les séquences de planning de formation ont une codification alphanumérique : année / secteur (cf. Stage page 11.7 et 11.6 ).
• les secteurs d'activité sont codifiés également (p. 11.1).

Traçabilité : le dossier stagiaire

• La page de garde ( au minima)
  • numéro de la convention concernée.
  • numéro du stagiaire- Intitulé de la formation.
  • secteur concerné- date de début / date de fin.
  • coordonnées du stagiaire + photographie (facultatif).
  • organisme co-contractant (le cas échéant)le contenu.
  • dossier accueil stagiaire (enregistrement N° 122).
  • offre de formation (enregistrement N° 123).
  • convention( enregistrement N° 401).
  • Plan de formation.
  • Calendrier de formation.
  • Attestation de présence.
  • +documents spécifiques suivant la nature de l'action et, courrier divers (gestion de l'alternance).

Le dossier Action

(cf. Processus réalisation / Organisation de la formation)

• Il contient un sommaire qui liste, par numéro, les documents constitutifs du dossier :
  • Appel d'offre / cahier des charges.
  • Réponse à appel ou projet de formation ou revue de conception ou fiche produit.
  • Convention.
  • Plan qualité du cahier des charges et de la convention (enregistrement n°156).
  • Fiche descriptive de l'action.
  • Définition des partenariats.
  • Tableau de bord de l'action (enregistrement n°57).
  • Contenu de la formation.
  • Organisation de la formation.
  • Ressources et moyens (équipe/ matériel/ locaux).
  • Compte-rendu des réunions de mise en place.
  • Recrutement des stagiaires (compte-rendu).
  • Cahier des charges des stagiaires.
  • Liste des participants.
  • Calendrier.
  • Planning.
  • Livret d'accueil.
  • Gestion de l'alternance.
  • Compte-rendu des réunions d'équipe.
  • Bilans intermédiaires.
  • Bilan final.
  • Enquête de satisfaction / bilan qualité.
  • Fiche de synthèse individuelle.
  • Fiche d'émargement.

Stockage et archivage des dossiers

• Les dossiers Actions sont conservés dans les bureaux du responsable de formation. Et disponibles par les membres de l'équipe, le CFC ou la chargée de mission.
• Les dossiers stagiaires sont gérés par les A.A. de secteur N.B. : une mise à jour des conditions d'archivage (procédés / libellés / durée) sera effectuée d'ici janvier 2004.