Notion d'identification et de codification

• Chaque convention est identifiée par un numéro à 6 caractères.
  • · les 2 premiers caractères = année de début de la formation·
  • une lettre qui correspond à un type de financement·
  • le caractère (lettre ou chiffre) correspond au secteur d'activité qui a initié la convention·
  • ensuite, numéro d'ordre de 2 chiffres (P.11.2)
• chaque stagiaire est identifié par un numéro à 5 chiffres (pure numérique)·
  • le 1er caractère correspond au secteur (p.11.4)
• le client et le financeur sont eux mêmes identifiés par un numéro de 5 caractères ( N° d'ordre).
• le " produit "a aussi une codification numérique (uniquement saisi ou STAGE) (année/ secteur/ N° d'ordre) (p.11.3)
• les séquences de planning de formation ont une codification alphanumérique : année/ secteur (cf. STAGE page 11.7 et 11.6 )
• les secteurs d'activité sont codifiés également (p. 11.1)

TRACABILITE : le dossier stagiaire

• La page de garde ( au minima)
  - numéro de la convention concernée
  - numéro du stagiaire- Intitulé de la formation
  - Secteur concerné- date de début / date de fin
  - coordonnées du stagiaire + photographie (facultatif)
  - organisme co-contractant (le cas échéant)le contenu
  - dossier accueil stagiaire (enregistrement N° 122)
  - offre de formation (enregistrement N° 123)
  - convention( enregistrement N° 401)
  - Plan de formation
  - Calendrier de formation
  - Attestation de présence
  - +documents spécifiques suivant la nature de l'action et, courrier divers (gestion de l'alternance)

Le dossier ACTION
(cf. PROCESSUS REALISATION / ORGANISATION DE LA FORMATION)

• Il contient un sommaire qui liste, par numéro, les documents constitutifs du DOSSIER:

  - Appel d'offre / cahier des charges
  - Réponse à appel ou projet de formation ou revue de conception ou fiche produit
  - Convention
  - Plan qualité du cahier des charges et de la convention .(enregistrement N° 156 )
  - Fiche descriptive de l'action
  - Définition des partenariats
  - Tableau de bord de l'action (enregistrement N° 57)
  - Contenu de la formation
  - Organisation de la formation
  - Ressources et moyens (équipe/ matériel/ locaux)
  - Compte-rendu des réunions de mise en place
  - Recrutement des stagiaires (compte-rendu)
  - cahier des charges des stagiaires
  - Liste des participants
  - Calendrier
  - Planning
  - Livret d'accueil
  - Gestion de l'alternance
  - Compte-rendu des réunions d'équipe
  - Bilans intermédiaires
  - Bilan final
  - Enquête de satisfaction / bilan qualité
  - Fiche de synthèse individuelle
  - Fiche d'émargement.

STOCKAGE ET ARCHIVAGE DES DOSSIERS

• Les dossiers Actions sont conservés dans les bureaux du responsable de formation. Et disponibles par les membres de l'équipe, le CFC ou la chargée de mission.
• Les dossiers stagiaires sont gérés par les A.A. de secteur.N.B : une mise à jour des conditions d'archivage ( procédés/ libellés/ durée) sera effectuée d'ici janvier 2004.