Le RF, CFC ou formateur référent ouvre pour chaque action groupe ou dispositif un dossier ACTION qui comprendra tous les documents représentatifs de l'action au bilan (voir données de sortie sur processus).

La démarche consiste à réunir toutes les pièces justificatives de l'action de formation (avant - pendant - après):

Traçabilité : le dossier stagiaire

• La page de garde (au minima)
  • numéro de la convention concernée.
  • numéro du stagiaire- Intitulé de la formation.
  • secteur concerné- date de début / date de fin.
  • coordonnées du stagiaire + photographie (facultatif).
  • organisme co-contractant (le cas échéant)le contenu
• Son contenu:
  • dossier accueil stagiaire (enregistrement N° 122)offre de formation (enregistrement N° 123).
  • convention(enregistrement N° 401).
  • Plan de formation.
  • Calendrier de formation.
  • Attestation de présence.
  • +documents spécifiques suivant la nature de l'action et, courrier divers (gestion de l'alternance).

Le dossier Action

• Il contient un sommaire qui liste, par numéro, les documents constitutifs du dossier :
  • Appel d'offre / cahier des charges.
  • Réponse à appel ou projet de formation ou revue de conception ou fiche produit.
  • Convention.
  • Fiche descriptive de l'action.
  • Définition des partenariats.
  • Contenu de la formation.
  • Organisation de la formation.
  • Ressources et moyens (équipe/ matériel/ locaux).
  • Compte-rendu des réunions de mise en place.
  • Recrutement des stagiaires (compte-rendu).
  • Cahier des charges des stagiaires.
  • Liste des participants.
  • Calendrier.
  • Planning.
  • Livret d'accueil.
  • Gestion de l'alternance.
  • Compte-rendu des réunions d'équipe.
  • Bilans intermédiaires.
  • Bilan final.
  • Enquête de satisfaction / bilan qualité.
  • Fiche de synthèse individuelle.
  • Fiche d'émargement.

Une fiche de liaison est élaborée pour informer tous les intervenants sur l'action de formation tant au niveau pédagogique  qu'administrative

Le processus traitement des convention est enclenché (CFC, SCAF et AA)