L’équipe pédagogique s’empare du dossier de Conception et utilise un tableau croisé compétences/ contenus (CF- enregistrement lié ci-aprés) en lien avec la planification du parcours et des épreuves certificatives et la progression pédagogique de chaque stagiaire.

Par ailleurs, le RF, CFC ou formateur référent ouvre pour chaque action groupe ou dispositif un dossier ACTION qui comprendra tous les documents représentatifs de l'action au bilan (voir données de sortie sur processus).

La démarche consiste à créer un dossier de traçabilité en réunissant au fur et à mesure  toutes les pièces justificatives de l'action de formation (avant - pendant - après) :

Le dossier stagiaire

• La page de garde (au minima et suivant l'utilité des informations pour le traitement adéquat du dossier )
  • numéro de la convention concernée.
  • numéro du stagiaire- Intitulé de la formation.
  • secteur concerné- date de début / date de fin.
  • coordonnées du stagiaire + photographie (facultatif).
  • organisme co-contractant (le cas échéant)le contenu
• Son contenu:
  • dossier accueil stagiaire (enregistrement N° 122)offre de formation (enregistrement N° 123).
  • convention(enregistrement N° 401).
  • Plan de formation.
  • planning (initial et adaptations du parcours)
  • Calendrier de formation.
  • Attestation de présence/ fiches d'émargement
  • + documents spécifiques suivant la nature de l'action et, courrier divers (gestion de l'alternance/ gestion inscriptions et suivis examen)
  • consentement éclairé et signé de l'intéressé (e) - CF. Notre politique de gestion des données personnelles + Guide de bonnes pratiques RGPD - dans DOC-GRETA - Métier - RGPD )
  •  résultat positionnement - analyse des besoins / contrat pédagogique, progression pédagogique , évaluations , CR entretiens ...
  • suivis à 3 mois , 6 mois ... (suivant exigences financeurs)

Le dossier Action

• Il contient un sommaire qui liste, par numéro, les documents constitutifs du dossier :
  • Appel d'offre / cahier des charges./ dossier conception
  • Réponse à appel ou projet de formation ou revue de conception ou fiche produit.
  • Convention.
  • Fiche descriptive de l'action.
  • Définition des partenariats.
  • Contenu de la formation.
  • Organisation de la formation.
  • Ressources et moyens (équipe/ matériel/ locaux).
  • Compte-rendu des réunions de mise en place.
  • Recrutement des stagiaires (compte-rendu)
  • Liste des participants ( suivis abandons, ruptures... )
  • Calendriers
  • Plannings
  • Livret d'accueil.
  • Gestion de l'alternance: listes des entreprises partenaires
  • Compte-rendu des réunions d'équipe.
  • Bilans intermédiaires.
  • Bilan final.
  • Enquête de satisfaction / bilan qualité.
  • résultats examens, sorties vers l'emploi ...
  • Fiche de synthèse individuelle.

Une fiche de liaison est élaborée pour informer tous les intervenants sur l'action de formation tant au niveau pédagogique  qu'administrative.

Le processus traitement des conventions est enclenché (CFC, SCAF et AA);

Nos saisies dans les SI également (ex: KAIROS)